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Die Mühlenkreiskliniken.

Die Mühlenkreiskliniken bilden einen kommunalen Zusammen­schluss mehrerer Kliniken zu einem Gesundheitskonzern mit Sitz in Minden. Mit über 4.000 Mitarbeiter können jährlich etwa 200.000 Patienten, ambulant und stationär versorgt werden. Im Jahr 2013 konnte der Krankenhausverbund ein Konzernergebnis von knapp 5 Mio. Euro aufweisen. Die erfolgreich erwirtschaftete Gewinn soll insbesondere in die Zukunftsfähigkeit der Kliniken investiert werden. Dazu zählen unter anderem die Instandhaltung und Optimierung technischer Anlagen zur Sicherstellung der Betriebs- und Versorgungssicherheit.

Das Projekt.

Mit Unterstützung der Ambrosia FM Consulting & Services GmbH galt es, die Rechtssicherheit in den Bereichen Betriebstechnik, baulicher Brandschutz und Medizin­technik zu erhöhen. Neben der Durchführung aller notwendigen rechtssicheren Prüfungen galt es weitere wichtige Aspekte wie ein optimiertes Risikomanagement, mehr Transparenz und verbesserte Organisationsstrukturen im Unternehmen einzuführen.

Migration auf CAFM-Software wave Facilities.

Für die Erreichung dieser Ziele mussten zunächst einige Grundvoraussetzungen erfüllt werden, um eine vollständige und einheitliche Ausgangslage zu erhalten. Dazu wurden beispielsweise CAD-Pläne vereinheitlicht und technische Anlagen systematisch erfasst werden. Ein weiterer wichtiger Bestandteil der Vorbereitungen war die Migration der bereits eingesetzten CAFM-Software »visual FM« auf die neue Softwaregeneration »wave Facilities«. Durch die neue CAFM-Software konnten sofort Verbesserungen erzielt und eine Vereinheitlichung der Prozesse erreicht werden. Durch das flexible Softwaredesign konnten alle Prozesse unter Berücksichtigung der speziellen Anforderungen im Krankenhaussegment abgebildet werden.

Einsatz der Mobilen Lösung mit SMART | FM.

Für die notwendige Datenerfassung von allen relevanten technischen Anlagen und Einrichtungen musste zunächst ein Prozess definiert werden. Das Ziel war es, eine für den Praxiseinsatz optimale Datentiefe zu schaffen und diese an das CAFM-System »wave Facilities« zu übergeben. Mithilfe der SMART | FM APP von Ambrosia konnte dieses Vorhaben erfolgreich umgesetzt werden. Daten und Workflows aus unterschiedlichsten Datenquellen wurden dazu über die mobile Plattform erfasst, aufbereitet und anschließend an das CAFM-System übergeben. Durch die positiven Erfahrungen mit der mobilen Lösung SMART | FM sollen in Zukunft noch weitere Prozesse mobilisiert werden. So soll die mobile Applikation Anlagendaten für das interne Personal jeder Zeit verfügbar machen. Durchführungen von Inspektionen, Instandhaltungstätigkeiten und die Bearbeitung von Störungen werden zukünftig ebenfalls durch die App unterstützt.

Auszeichnung einer beispielhaften Umsetzung.

Durch das gemeinsame Projekt konnte die Rechtssicherheit und die Nachweisdokumentation nachhaltig optimiert werden. Die Mühlenkreiskliniken sind für die zukünftige Erfüllung ihrer Prüfpflichten, Prüfdienstleistungen und Betreiberverantwortung bestens gewappnet. Neben der zentralen Verfügbarkeit der erfassten Anlagendaten bietet das Zusammenspiel von mobiler Lösung und CAFM-System weitere Vorteile. Die verbesserte Datenqualität kann in wave Facilities umfassender ausgewertet werden und sorgt damit für ein um ein vielfach gesteigertes Maß an Transparenz. Management und Controlling haben dadurch die Möglichkeit, ineffektive Stellen zu erkennen und die richtigen Maßnahmen für Kosteneinsparungen zu treffen. Neben dem herausstechenden Ergebnis wurde von der Jury des FM-Anwenderpreises insbesondere die moderne Umsetzung des Projekts lobend hervorgehoben. Diese war von einer prozess­orientierten Herangehensweise, der professionellen Mobilisierung von Daten sowie einer gelungenen Einbindung und Qualifizierung von Mitarbeitern geprägt.